IT導入補助金の申請に必要な書類一覧｜最短で準備するための完全ガイド

IT導入補助金の申請を進める際、多くの事業者が最初に抱える疑問が
「申請にはどんな書類が必要なのか？」 という点です。
特に、提出書類の不備は差し戻しの大きな原因となり、採択が遅れたり不採択となるリスクがあります。

そこで本記事では、 申請に必要な書類を一覧で提示し、必要書類の確認がすぐにできます。
必要書類一覧だけでなく、各書類の役割や注意点、よくあるミス、採択率を高めるポイントまで詳しく解説します。

名古屋を中心に補助金申請をサポートしている SPIRAL（スパイラル） の実務経験をもとにまとめていますので、ぜひ参考にしてください。

法人の場合｜IT導入補助金の申請に必要な書類一覧

ここでは、株式会社や有限会社などの法人がIT導入補助金を申請するために必要な書類について取得方法を含めてご説明いたします。

履歴事項全部証明書

履歴事項全部証明書は、法人の登記事項（商号・所在地・役員構成・資本金など）を一覧できる法務局発行の証明書で、企業の実体確認に用いられます。補助金申請では、申請者情報の正確性と事業継続性を確認する重要書類のため、取得日3ヶ月以内のものが必要となります。類似した書類として、抹消・変更履歴の記載がない「現在事項証明」がありますが、混同しないように注意しましょう。

履歴事項全部証明書の請求方法と発行手数料は以下の通りです。

履歴事項全部証明書は、全国どの法務局でも窓口申請が可能ですので、事業所所在地に関係なく取得できます。
オンラインで請求する場合は「登記・供託オンライン申請システム（登記ねっと）」から手続きが可能で、窓口より手数料が安く、ネットバンキングでの支払いにも対応しています。忙しい方にはオンライン請求がおすすめです。

登記・供託オンライン申請システム（登記ねっと）はこちらからアクセス可能です。

 法人税の納税証明書(その1またはその2)

納税証明書は「納税したときの領収書」ではなく、税務署が発行する 納税証明書『その1』または『その2』 が必要です。
法人の場合は「法人税」、個人事業主の場合は「所得税」の納税状況が確認できる最新の証明書を提出します。

なお、法人税の納税証明書は「その1」〜「その6」まで全6種類ありますが、IT導入補助金で使用できるのは 『その1（納税額等証明）』または『その2（納税証明）』のみ です。
また、有効な書類は 直近分で、税務署の窓口で発行されたもの に限られるため、早めに取得しておきましょう。これらの証明書は 原則として、あなたの事業所を所管する税務署でしか発行できない 点に注意が必要です。

法人税の納税証明書の請求方法と発行手数料は以下の通りです。

 

個人の場合｜IT導入補助金の申請に必要な書類一覧

所得税の納税証明書(その1またはその2)

個人事業主の方は、直近分の所得税に関する納税証明書を準備しましょう。対象となるのは、補助金申請で認められている 「その1」または「その2」 のいずれかです。
これらの証明書は 原則として、あなたの事業所を所管する税務署でしか発行できない 点に注意が必要です。

• 「その1」… 納税額などの証明書

• 「その2」… 所得税が納税されていることの証明書

また、オンライン請求で取得したものが誤っていたりするケースもあります。確実に申請要件を満たすためにも、所管税務署に足を運び、最新の納税証明書を取得しておくことをおすすめします。

直近分の所得税の確定申告書の控え

個人事業主がIT導入補助金を申請する場合、直近の「所得税 確定申告書Bの控え」 も提出書類として必要になります。
確定申告書Bの控えとは、税務署が申告書を正式に受領したことを示す「受付印」や「受付情報」が確認できる書類のことです。

補助金申請では、次のいずれかの方法で提出書類が税務署に受理された事実を確認できることが求められます。

① 「確定申告書 第一表の控え」に受付番号と受付日時が印字されているもの
e-Tax 提出の場合、印字された受付情報がそのまま証明として利用できます。

② 「確定申告書 第一表の控え」＋「受信通知（通知詳細）」をセットで提出
e-Tax での提出時に取得できる「受信通知」に受付日時が記載されているため、控えと併せて証明できます。

いずれも「税務署に正式に提出し受理された証拠」であることが重要です。
申請前に、控えに受付印や受付情報があるか必ず確認しておきましょう。

IT導入補助金の必要書類に関する注意点

履歴事項全部証明書は3ヶ月以内に発行されたもの

履歴事項全部証明書を提出する際は、交付申請日の時点で発行日から3カ月以内のものであることが必須条件となります。あらかじめ余裕をもって準備することは重要ですが、あまり早く取得してしまうと申請時に有効期限が切れている場合があるため、取得タイミングには注意しましょう。

履歴事項全部証明書は登記事項証明書の中でも 法人の基本情報がすべて記載された唯一の書類 です。登記事項証明書には「現在事項証明書」や「代表者事項証明書」など複数の種類があるため、必ず“履歴事項全部証明書”を選んで取得してください。

また、申請では 全ページが揃っていること が求められ、ページが欠けていたり、スキャン画像が不鮮明だったりすると 書類不備として却下される可能性があります。取得後は発行日とページ数、画像の鮮明さを必ず確認し、問題があれば再取得しておきましょう。

納税証明書の税目と年度を確認する

納税証明書を提出する際は、税目と対象年度が適切であるかを必ず確認しましょう。法人の場合は税目が 「法人税」、個人事業主の場合は 「所得税」 の納税証明書が必要です。さらに、補助金申請で有効となるのは “直近で納めた税金の分のみ” であり、過年度の納税証明書を添付しても無効となるため注意が必要です。

利用できる書類は 「その1（納税額等証明）」または「その2（所得金額用）」 のいずれかに限られます。
「その3」「その4」や領収書の写しは認められません。

また、電子納税証明書を使用する場合は、交付請求時にPDF形式で発行されたもののみ有効です。XML形式の納税証明データシートなどは補助金申請では書類として認められないため避けてください。

なお、設立初年度の事業者は納税実績が存在しないため、納税証明書を取得できません。
代替書類も認められていないことから、実質的に 設立初年度の企業・個人事業主はIT導入補助金を利用できない 点にも留意が必要です。

申請時の書類不備は不採択につながります。税目・年度・形式に誤りがないか、取得時に必ず確認しましょう。

身分証明書はマイナンバーを黒塗りにする

運転免許証
本人確認書類として提出する場合は、交付申請日時点で有効期限内であることが必須です。住所変更がある場合や裏面に追加情報が記載されている場合は、裏面の画像も必ず提出してください。

住民票
住民票を提出する場合は、申請日において発行日から3カ月以内のもののみ有効です。取得時には「個人番号（マイナンバー）記載なし」の住民票を選択してください。
もしマイナンバーが記載された住民票しか手元にない場合は、提出前に 黒塗り・マスキング などを行い、番号が判読できない状態にして提出しましょう。

これらの本人確認書類は、いずれも不備があると申請が差し戻される可能性があるため、取得日・記載内容・提出画像の鮮明さをしっかり確認することが大切です。

確定申告書Bは税務署の受領が確認できるものに限る

個人事業主が提出する 確定申告書Bの控え は、税務署が正式に受領したことが確認できる書類でなければなりません。
税務署の窓口提出や郵送提出の場合は、確定申告書の第一表に税務署の受付印が押されていることが必須です。

一方、e-Tax（電子申請）で提出した場合は、紙の受付印がないため、「受信通知（通知詳細）」を控えとセットで提出する必要があります。この受信通知には、受付日時や受付番号が記載されており、税務署が申告を受理した事実を証明する書類となります。

いずれの方法でも、「税務署が受領したことが明確にわかる」 ことが重要ポイントです。
受付印がない控えや受信通知がない電子申請控えは不備となるため、申請前に必ず確認しておきましょう。

 

IT導入補助金の必要書類と合わせて準備が必要なもの

IT導入補助金の申請に際し、先述した必要書類と合わせて以下2点の準備が必要となります。

・「gBizIDプライム」アカウントの取得
・SECURITY ACTIONの「1つ星」または「2つ星」の宣言によって取得した自己宣言ID

「gBizIDプライム」アカウントの取得

IT導入補助金の申請は 完全オンライン（電子申請） で行われるため、事前に gBizIDプライムアカウント を取得しておくことが必須です。
gBizIDとは、中小企業向けの行政サービスを 1つのアカウントで横断的に利用できる共通認証システム のことで、補助金申請でも広く利用されています。

gBizIDには

・エントリー（WEB入力のみで取得可能）

・プライム（書類提出が必要）
の2種類がありますが、IT導入補助金で必要なのはプライムアカウントです。

マイナンバーカードを持っている場合はオンライン申請のみで即日発行が可能です。一方で、マイナンバーカードを持っていない場合は、印鑑証明書など必要書類を揃えて郵送で手続きを行う必要があり、発行まで2〜3週間程度かかることがあります。

申請期限直前に取得しようとしても間に合わないケースが多いため、gBizIDプライムは早めに申請しておくことが重要です。

SECURITY ACTIONの「一つ星」または「2つ星」の宣言

IT導入補助金では、2021年から 「SECURITY ACTION（セキュリティアクション）」の宣言 が必須要件として追加されました。
SECURITY ACTIONとは、独立行政法人IPA（情報処理推進機構）が運営する制度で、中小企業・小規模事業者が 自ら情報セキュリティ対策に取り組むことを宣言する仕組み です。申請時点でこの宣言を行っていない場合、補助金申請が受理されないため必ず対応しておきましょう。

宣言は、SECURITY ACTION公式サイト上でロゴマーク使用申込を行えば完了します。特別な審査があるわけではなく、手続きも難しくないため、早めに申込を済ませておくことをおすすめします。

SECURITY ACTIONには 「一つ星」と「二つ星」 の2種類があります。

■ 一つ星宣言（★）

企業として最低限実施すべき情報セキュリティ5か条
（例：OSやソフトを最新に保つ、ウイルス対策ソフトの導入、パスワード管理の徹底など）
これらに取り組むことを宣言するもので、もっとも簡単に取得できるレベルです。
IT導入補助金では、この一つ星宣言を行っていれば申請要件を満たします。

■ 二つ星宣言（★★）

一つ星の取り組みに加え、自社の情報セキュリティ基本方針を策定し、それを社外に公開することが必要です。
より高いレベルのセキュリティ意識を示すことができ、取引先からの信頼性向上にもつながります。

申請要件としては「一つ星」で十分ですが、将来的に取引先や顧客からの信頼性を高めたい企業は、二つ星の取得も検討しておくと有利です。
手続きはこちらの「SECURITY ACTION 自己宣言の申込方法」ページより可能です。

実際にあった書類準備でよくある失敗と差し戻し例

ここでは、SPIRALのIT導入補助金の申請の中で実際にあった失敗事例についてご説明いたします。

履歴事項全部証明書に不鮮明な部分があった

履歴事項全部証明書は、記載情報がすべて鮮明に確認できることが必須条件です。スキャン画像がピンボケしていたり、影が写り込んで文字が読みにくい場合、さらにはページの端が欠けているだけでも 書類不備として差し戻されることがよくあります。
特にスマートフォンで撮影した場合、光の反射による白飛びや、斜め撮影による歪みが発生しやすいため注意が必要です。

補助金申請では「全ページの提出」「内容が読み取れること」が求められるため、提出前に必ず 解像度・ページ不足・文字の判読性 を確認しましょう。不安がある場合は、再スキャンまたは再撮影することで、書類不備による申請遅延を防ぐことができます。

市役所で納税証明書を取得してしまった

納税証明書は市役所でも発行できるため、誤って市役所で取得してしまうケースがよくあります。しかし、市役所で取得できるのは 「地方税（住民税・事業税など）」の納税証明書 であり、IT導入補助金の申請では使用できません。

補助金申請で必要なのは、税務署で発行される“国税”の納税証明書です。法人であれば「法人税」、個人事業主であれば「所得税」が対象となり、市役所の証明書では代替できません。

そのため、もし市役所発行の納税証明書を提出してしまうと、書類不備として申請が差し戻される原因になります。
正しい証明書を準備するためにも、納税証明書は必ず 所管の税務署で取得 するよう注意しましょう。

SECURITY ACTIONからの登録メールをブロックしていた

SECURITY ACTIONの登録手続き自体は完了していたものの、メールの受信設定により案内メールがブロックされてしまうケースが発生しています。迷惑メールフォルダに自動的に振り分けられていたり、ドメイン拒否設定がされていたために、登録完了メールを確認できず、申請で必要となる「自己宣言ID」が分からなくなってしまうといったトラブルは意外と多い失敗例です。

自己宣言IDはIT導入補助金の申請に欠かせない重要な情報のため、受信できないと申請が進められません。登録後は必ず 迷惑メールフォルダの確認 や ドメイン指定解除（@ipa.go.jp） を行い、メールが正常に届く状態にしておくことが大切です。

万が一メールを確認できない場合でも、SECURITY ACTIONの公式サイトから「宣言IDの再発行」手続きが可能なので、早めに対処して申請の遅れを防ぎましょう。

「gBizIDエントリー」アカウントだった

IT導入補助金の申請には gBizIDプライムアカウントが必須 ですが、誤って「gBizIDエントリー」アカウントを取得し、そのまま申請しようとして 申請画面に進めない という失敗がよく見られます。
エントリーアカウントは、簡易的なログイン機能のみを備えたアカウントで、補助金申請などの本人確認が必要な手続きには利用できません。

また、過去にプライムアカウントを取得していたものの、ログインIDやパスワードを忘れてしまい再取得できずに申請が遅れるケースも少なくありません。特に、担当者が変わった企業や、数年前に作成して以降使っていなかった事業者でトラブルが起こりがちです。

補助金申請は締切が厳格なため、gBizIDの状態確認は早めに行うことが重要です。
自分のアカウントが「プライム」か「エントリー」かを事前に必ずチェックし、必要に応じてパスワード再発行や再申請を進めておくことで、申請直前のトラブルを防げます。

 

採択率を上げる書類準備のポイント

ここまでは申請に必要な物をご説明してきましたが、IT導入補助金には採択率を上げる重要なポイントが存在します。ここの項目ではその採択率を上げるポイントである加点項目についてご説明をさせていただきます。

地域未来投資促進法の「地域経済牽引事業計画」の承認取得

地域の経済成長に大きく貢献すると認められた企業の事業計画に、国が「お墨付き」を与える制度です。
この承認を受けていると、IT導入補助金で加点され、採択されやすくなります。

IT導入補助金では、この承認を取得している企業は加点対象となり、採択される可能性が高まるメリットがあります。

地域未来牽引企業に選定され、経産省へ目標を提出済みであること

「地域未来牽引企業」とは、地域の経済成長をリードする潜在力を持つ企業として、経済産業省が選定する制度です。
新しいビジネスモデルや独自の技術力、地域産業への高い波及効果があると認められた企業が対象となります。

この企業に選ばれた事業者は、経産省に対して自社の成長目標や取組方針を提出する義務があります。
この提出が完了している場合、IT導入補助金では 加点対象 となり、より採択されやすくなるメリットがあります。

地域での存在価値が評価された企業として、公的な信用度も高まる点も特徴です。

賃上げ要件を満たした事業計画（3年間）を実行中であること

・事業場内最低賃金を地域別最低賃金＋30円以上
・給与支給総額の年平均成長率が中小企業で1.5％以上（中小以外は3％以上）

IT導入補助金では、申請企業が 3年間の事業計画で賃上げに取り組むこと を条件に加点が付与されます。具体的には、事業所内で最も低い賃金（事業場内最低賃金）を 地域別最低賃金＋30円以上 に設定していることが求められます。

さらに、3年間の事業計画期間において給与支給総額が 年平均1.5％以上（中小企業以外は3％以上） 増加するよう賃金改善に取り組む必要があります。これは、企業の成長と従業員の待遇改善を同時に促すための仕組みです。

これらの取り組みを計画し、すでに実行している企業は、IT導入補助金で 加点対象 となり、採択の可能性が高まります。地域経済の活性化や人材定着にもつながることから、国が重点的に支援している取り組みです。

「IT戦略ナビwith」を申請前に実施し、IT戦略マップを添付

　IT導入補助金では、申請前に 「IT戦略ナビwith」 を実施し、生成された IT戦略マップを交付申請時に添付することが加点対象になります。
gBizIDプライムでログインして実施するだけで取得でき、企業のIT活用方針を整理できるため申請準備にも役立ちます。

健康経営優良法人2025 の認定を受けていること

従業員の健康管理を経営的視点で取り組む企業として認定されている場合、IT導入補助金で加点されます。
国が定める健康経営の基準を満たしているため、信頼性の高い事業者として評価されやすくなります。

女性活躍推進・次世代育成支援のいずれかの認定を取得していること

「えるぼし」「プラチナえるぼし」「くるみん」など、国の認定制度を取得している企業は加点対象です。
女性活躍や育児支援などに積極的に取り組む企業として評価され、採択率向上につながります。

「成長加速マッチングサービス」に登録し、課題を掲載中であること

中小企業庁の「成長加速マッチングサービス」に会員登録し、自社の挑戦課題を掲載している場合も加点対象です。
課題が「掲載中」になっていることが条件となり、企業の成長意欲が評価されます。

一定期間（3ヶ月以上）、最低賃金未満で雇用していた従業員が全体の30％以上であること

令和6年10月〜令和7年9月の間で、3カ月以上連続して 最低賃金未満で雇用していた従業員が全体の30％以上いる場合、加点対象になります。
賃金改善が必要な企業として、補助金の支援効果が高いと判断される仕組みです。

直近月の事業場内最低賃金が、令和7年7月の最低賃金＋63円以上

申請時点の最新の給与データで、事業場内の最低賃金が 令和7年7月の地域別最低賃金より63円以上高い 企業は加点されます。
積極的な賃上げに取り組む企業として評価が高くなり、採択率向上につながります。

 

SPIRALのサポート内容

 

よくある質問（FAQ）

Q：決算赤字でも申請できますか？

可能です。改善効果を明確に説明することが重要です。

Q：個人事業主でも利用できますか？

利用できます。申請に必要な書類さえ揃えば申請することが可能です。

Q：再申請はできますか？

不採択でも再申請できます。改善点の分析が重要です。

まとめ｜必要書類の早期準備が申請成功の鍵

IT導入補助金は、書類の完成度が採択率を大きく左右します。
特に、必要書類の不足・事業計画の弱さ・見積内容の不整合は不採択の主要原因です。

書類を早めに揃えること、採択される文章にまとめること、専門家と連携することが成功のポイントです。

名古屋で補助金申請を検討する中小企業・個人事業主の方は、ぜひSPIRALへご相談ください。
最適な制度選定から実績報告まで、結果にコミットした支援を提供しています。

名古屋エリアでの申請サポートはSPIRALに相談可能

SPIRALは名古屋市を中心に、オンライン体制で日本全国の中小企業・小規模事業者の補助金申請を多数サポートしてきました。採択率アップのための計画書作成支援や、申請後の実績報告まで一貫してお手伝い可能です。IT導入補助金を活用してデジタル化を推進したい方は、まずは無料相談からお気軽にお問い合わせください。

 

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